Menu

Wat zijn informatiestromen?

Wat zijn informatiestromen en wat betekenen zij voor u?

Informatiestromen zijn de paden die informatie aflegt. Paden die – net als een proces – een duidelijk begin en eind kennen. Het doel van informatiestromen is het verrijken van bedrijfsprocessen met informatie en/of het aanvullen van bestaande informatie. Door middel van informatiemanagement kunt u informatiebehoeften binnen uw organisatie,
die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen ontstaan, vertalen in de juiste informatievoorziening.

Informatiemanagement

informatiemanagement InformagencyInformatie kan op verschillende manieren in uw organisatie binnenkomen. Dat kan fysiek zijn (bv. via de post), digitaal
(bv. via mail), maar ook vluchtig (onbewuste kennis) en/of vast binnen uw organisatie (via CRM-systeem, kennisbanken, handleidingen, etc.). Informatie wordt overal gebruikt. Van de afmetingen van een product in het productieproces, persoonsgegevens bij een verzekeraar, financiële gegevens bij een accountant, afspraken in een contractenregister tot juridische uitspraken bij een advocaat.

Wanneer informatie waardevol is

Alle informatie is waardevol, maar vaak nog niet compleet. Een juridische uitspraak op zich heeft geen toegevoegde waarde, totdat het in een werkproces wordt gevoegd én op een efficiënte wijze op de juiste plek wordt gebruikt in de juiste context.
Het verkrijgen van financiële gegevens van een bedrijf zegt een accountant niets, totdat hij alle informatie effectief en efficiënt kan toepassen in zijn werkzaamheden voor dat bedrijf.

Voorbeeld van een informatiestroom

Een klant ontvangt een lijst met producten en bedragen van een leverancier. De klant heeft nu twee mogelijkheden: de offerte kan geaccepteerd worden of niet. Nu bekijken wij hetzelfde scenario met een informatiestroom eronder: de klant wil een bepaald product leveren. Hij/zij maakt een kostprijs en vraagt hiervoor offertes op bij verschillende leveranciers met een aantal vooraf bepaalde voorwaarden (bv. levertijd, kwaliteitseisen, prijs, MVO-eisen, etc.). De klant vergelijkt de verschillende offertes en maakt een keuze. De gegevens van de gekozen leverancier worden vastgelegd in het CRM-systeem. Ook de gegevens van de andere leveranciers worden opgeslagen in het geval er uitgeweken moet worden naar een andere leverancier. De inkoopafspraken worden vastgelegd en doorgegeven aan de financiële afdeling en het magazijn. Klinkt vanzelfsprekend toch?

Informatie meer waarde geven

Maar…is deze informatiestroom voor alle betrokkenen op het juiste moment goed te volgen? Of anders gezegd: zijn alle betrokkenen op de hoogte om op elk moment in het proces de juiste beslissing te kunnen nemen? Hoeveel tijd kost het om het CRM-systeem te raadplegen en te beheren? Is deze informatievoorziening wel zo efficiënt mogelijk ingericht? Of zijn er nog mogelijkheden om tijd te besparen en fouten te voorkomen? Door alle informatiestromen op een effectieve wijze te koppelen aan het bedrijfsproces, wordt er efficiënter gewerkt, bespaart u op kosten én wordt er waarde toegevoegd aan informatie. In een volgend artikel kom ik graag terug op hoe u meer waarde aan informatie kunt geven.

Auteur

Mark Donkersloot is Informatie- en BPM Consultant bij Informagency en ondersteunt bedrijven in hun informatie- en procesbehoeften en leidt daarbij de vaak technisch complexe Business-ICT projecten die dit mogelijk maken.